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Verwaltungs-Leitbild aus Chancen Tatsachen machen

 

Ausgangssituation

Das Projektteam hatte folgende Rahmenbedingungen zu berücksichtigen: Die Erarbeitung des Leitbildes sollte 6 bis 9 Monate dauern, ergebnisorientiert erfolgen, die Führungskräfte und Mitarbeiter einbeziehen, unbefriedigende Diskussionen vermeiden und ein Leitbild formulieren, mit dem sich die Mehrzahl der MitarbeiterInnen identifiziert.

Erfahrungen zeigen, dass viele Prozesse zermürbend verlaufen und lange dauern. Am Ende sollten sich die Mitarbeiter mit dem Prozessverlauf ebenso wie mit dem Ergebnis identifizieren können sollten. Ein von oben "verordnetes" Leitbild würde keine Autorität entfalten.

 

Das Ziel

Unter hoher Beteiligung der Beschäftigten sollte ein tragfähiges Leitbild erarbeitet werden, das Orientierung für die Zukunft geben sollte - darüber, in welche Richtung sich die Verwaltung in den nächsten Jahren bewegen wird, wie geführt und gearbeitet werden soll, welche Themen das Profil dieser Organisation künftig prägen müssen.
Ein zweites Ziel bestand darin, einen Diskussions- und Entscheidungsprozess zu organisieren und damit auch für künftige Entwicklungsanlässe einen Weg jenseits der klassischen Bahnen aufzuzeigen. Form wie Inhalt sollten motivierend, praktikabel und tragfähig sein.

 

Das Vorgehen

Der Oberbürgermeister beauftragte den PR-Referenten mit dem Projektmanagement. Die Kriterien für den Aufbau einer effizienten Projektgruppe waren: kompetent besetzt mit 5 – 8 Personen; bereit zum Engagement für dieses Projekt neben den alltäglichen Arbeitsaufgaben; teamfähig; überzeugt vom Sinn eines Leitbildes.


Klar war, dass der ehrgeizige Zeitplan nur mit einer straffen Projektorganisation zu halten sein würde. Dreimal traf man sich, um sich als Projektgruppe zu konstituieren, den Projektplan zu schreiben, Unterstützung einzuholen sowie das Konzept für die begleitende Öffentlichkeitsarbeit zu erstellen. Die weitere Projektbegleitung erforderte ein Treffen im Monat mit 1,5 Stunden.

Der Prozess wurde in fünf Phasen gegliedert:

 

1. Ideen sammeln

Anhand von Fragen wurden Ideen und Assoziationen gesammelt. Die Fragen bezogen sich auf Stärken und Schwächen, Besonderheiten, wichtige Zukunftsthemen und Bilder zur Verwaltung.

2. Strukturieren

Die Projektgruppe filterte aus den Äußerungen eine Themenstruktur heraus. Diese spezifizierte inhaltliche Botschaft wurde als Gliederung den Mitarbeitern zum Feedback angeboten. Bemerkungen aus dem Feedback wurden eingearbeitet.

 

3. Auswählen

Nun wurde die Themenliste darauf konzentriert, was im Leitbild-Text Erwähnung finden sollte. Dieser entscheidenden Phase des Leitbild-Prozesses erfolgte wieder mit Rückkopplung an die Mitarbeiter, um klare Prioritäten für bestimmte übergeordnete Themen zu gewinnen. Aus diesen Ergebnissen sollte der erste Textentwurf entstehen.

 

4. Formulieren

Ein Journalist formulierte einen knappen Textentwurf in Kooperation mit der Projektleitung. Dieser wurde dann in der Projektgruppe ergänzt und verändert. Der Textentwurf wurde im Intranet zur Diskussion gestellt, von den Mitarbeitern mit Ergänzungs- und Veränderungsvorschlägen versehen. Bis zur Vorlage bei dem Oberbürgermeister durchlief der Text mehrere Änderungsstadien.

 

5. Entscheiden

Nun konnte der abgestimmte Leitbild-Text seinen Marsch durch die Gremien antreten. Das Projekt und sein Ergebnis wurde in Gremien (Amtsleiter, Personalrat usw.) präsentiert und zur Diskussion gestellt. Als verbindlich für die Verwaltung verabschiedet wurde das Leitbild schließlich vom Oberbürgermeister.

Die Arbeit beginnt erst richtig nach der Formulierung und Verabschiedung des Leitbildes. In einem Workshop wurden weitere Ideen und Schritte zur Umsetzung in einen Aktionsplan für die Folgezeit erarbeitet. Dabei sind Auswirkungen des Leitbildes für das ganze System zu denken: Die Vernetzung mit parallelen und/oder geplanten Prozessen - Führungsleitlinien, Zielvereinbarungen, Personalauswahl und -entwicklung - ist notwendig, um die Verwaltung tatsächlich auf allen Ebenen in Richtung derselben gemeinsamen Ziele zu bewegen.

Weitere Informationen erhalten Sie bei


Strategie & Kultur, Int. Managementberatung
Gisbert Breunig , Sonnhalde 88, 79104 Freiburg
Tel.:0761- 557379-0; Fax: 0761-557379-9;
eMail: Breunig@Bürgermeistercoach.de
www: Bürgermeistercoach.de  

 

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